Virtual Projects réfléchit à l’organisation et à la répartition de son matériel par rapport aux prises électriques, aux tables, à la disposition de la salle, etc. Elle vérifie la capacité électrique de la salle pour être sûre que les plombs vont tenir devant cette lourde charge qui va lui être exigée.

Par ailleurs, autant de machines reliées entre elles pourraient soulever des problèmes de sécurité informatique comme la propagation de virus. 

C’est pourquoi l’association tient compte à ce que tous les ordinateurs soient dotés de systèmes d’exploitation adaptés et d’antivirus efficaces.

Pour accueillir ce nombre de personnes, il est nécessaire qu’il y ait un parking.